วิธีใช้ monday.com เพื่อเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานของทีมขาย วันนี้เราจะมาสอนการใช้งาน monday.com เพื่อปรับปรุงให้กระบวนการทำงานของทีมขาย มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสกันมากขึ้น ถ้าใครยังไม่มีแอคเคาท์สำหรับเข้าใช้งาน monday.com แบบใช้งานฟรี สามารถ กดสร้างบัญชีใหม่ได้ที่นี่เลย https://try.monday.com/2y4315t1wmtr
วิธีใช้ monday.com เพื่อเพิ่มความโปร่งใส ทำได้หลายวิธีที่ช่วยให้ทีมสามารถติดตามงานได้อย่างชัดเจนและลดความสับสนในกระบวนการขาย
ฟีเจอร์ Boards สามารถสร้างกระดานที่แสดงภาพรวมของโปรเจคหรือการขายแต่ละรายการได้ เช่น การติดตามสถานะการขาย, รายการลูกค้าที่ติดต่อ, และ ยอดขายที่คาดว่าจะได้รับ กระดานเหล่านี้สามารถแบ่งเป็นคอลัมน์ต่างๆ เพื่อแสดงข้อมูลที่สำคัญ เช่น ชื่อลูกค้า, สถานะการขาย, วันที่ติดต่อล่าสุด และ การดำเนินการถัดไป
ฟีเจอร์ Automations ช่วยให้การอัปเดตสถานะงาน และ การแจ้งเตือนต่างๆ เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตข้อมูลในกระดานหรือการเตือนให้ติดตามลูกค้ารายต่อไป
การใช้ฟีเจอร์ Updates ในแต่ละการ์ดของกระดานจะช่วยให้สมาชิกทีมขายสามารถแสดงความคิดเห็นหรืออัปเดตข้อมูลได้โดยตรงในระบบเดียวกัน ทำให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าหรือโอกาสการขายนั้นเป็นแบบเรียลไทม์และสามารถเข้าถึงได้จากทุกคนในทีม
ฟีเจอร์ Permissions ช่วยให้ผู้จัดการทีมสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่สำคัญนั้นสามารถแชร์ได้ตามที่ทีมต้องการ โดยสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเห็นข้อมูลอะไรได้บ้าง
นอกจากนี้ monday.com ยังรองรับ Dashboards ที่ช่วยให้สามารถดูภาพรวมของยอดขายทั้งหมดในทีมได้ในที่เดียว พร้อมทั้งกราฟและรายงานที่ช่วยแสดงผลลัพธ์ในแต่ละช่วงเวลา การใช้ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ทีมขายสามารถประเมินผลการทำงานในเวลาจริงและตัดสินใจได้ดีขึ้น
- สร้างกระดาน (Board) สำหรับทีมขาย
- กำหนดคอลัมน์ สร้างคอลัมน์ต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า, สินค้า/บริการ, มูลค่าของดีล, สถานะ (เช่น Prospect, Negotiation, Closed), วันที่ปิดการขาย, ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น
- ใช้เทมเพลต monday.com มีเทมเพลตสำหรับทีมขายให้เลือกใช้ เพื่อประหยัดเวลาในการตั้งค่า
2. กำหนดขั้นตอนการขาย
- สร้างกลุ่ม (Group) แบ่งกลุ่มงานตามขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการขาย เช่น Prospecting, Qualification, Presentation, Negotiation, Closing
- กำหนดสถานะ กำหนดสถานะของดีลในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้เห็นภาพรวมของกระบวนการขายได้อย่างชัดเจน
3. ใช้ป้าย (Tags)
- จำแนกดีล ใช้ป้ายเพื่อจำแนกดีลตามประเภทของลูกค้า, ขนาดของดีล, หรือผลิตภัณฑ์/บริการที่เกี่ยวข้อง
- ติดตามความคืบหน้า ใช้ป้ายเพื่อติดตามดีลที่สำคัญหรือดีลที่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษ
4. สื่อสารภายในทีม
- คอมเมนต์ ใช้ฟังก์ชันคอมเมนต์เพื่ออัปเดตข้อมูล สอบถามข้อสงสัย หรือแบ่งปันข้อมูลกับสมาชิกในทีม
- @mention แท็กสมาชิกในทีมเพื่อแจ้งเตือนหรือมอบหมายงาน
5. สร้างรายงาน:
- วิเคราะห์ผลการทำงาน ใช้ฟังก์ชันการสร้างรายงานเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีม เช่น จำนวนดีลที่ปิดได้, มูลค่าการขาย, เวลาเฉลี่ยในการปิดดีล
- ปรับปรุงกลยุทธ์ นำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์มาปรับปรุงกลยุทธ์การขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่าง วิธีใช้ monday.com เพื่อเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานของทีมขาย
ทีมขายซอฟต์แวร์ สร้างกระดานเพื่อติดตามลูกค้าเป้าหมาย, สถานะของการนำเสนอ, และการปิดการขาย สามารถใช้ป้ายเพื่อจำแนกลูกค้าตามขนาดของบริษัท หรืออุตสาหกรรม
ทีมขายอสังหาริมทรัพย์ สร้างกระดานเพื่อติดตามลูกค้าที่สนใจซื้อบ้าน, สถานะของการนัดหมายชมบ้าน, และการทำสัญญาซื้อขาย สามารถใช้ป้ายเพื่อจำแนกบ้านตามทำเลที่ตั้ง หรือราคา
- ทีมขายสินค้าอุปโภคบริโภค สร้างกระดานเพื่อติดตามลูกค้าตัวแทนจำหน่าย, สถานะของการสั่งซื้อ, และยอดขาย สามารถใช้ป้ายเพื่อจำแนกผลิตภัณฑ์ หรือภูมิภาค
- การติดตามสถานะการขาย: ทีมขายสามารถสร้างกระดาน (Boards) สำหรับแต่ละลูกค้าหรือโอกาสการขาย โดยใช้คอลัมน์เพื่อแสดงข้อมูลที่สำคัญ เช่น ชื่อลูกค้า, สถานะการขาย, วันที่คาดว่าจะปิดการขาย, และกิจกรรมถัดไป โดยทุกคนในทีมสามารถเห็นสถานะของแต่ละโอกาสการขายแบบเรียลไทม์ การติดตามนี้ทำให้สมาชิกทุกคนสามารถตรวจสอบได้ว่าลูกค้ารายไหนอยู่ในขั้นตอนไหนของการขายและช่วยให้ทีมสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การใช้ฟีเจอร์ Automations: เช่น การตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสถานะการขายมีการเปลี่ยนแปลงหรือเมื่อถึงเวลาต้องติดตามลูกค้า ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ทีมขายไม่พลาดโอกาสและสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ได้ทันทีโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองทุกครั้ง
- การสื่อสารในทีมด้วย Updates: ในแต่ละการ์ดของกระดาน ทีมขายสามารถใช้ฟีเจอร์ Updates เพื่อแสดงความคิดเห็นและอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เช่น การบันทึกบทสนทนากับลูกค้า หรือการแจ้งเหตุผลที่ลูกค้าตัดสินใจไม่ซื้อ วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลการสื่อสารทุกประการสามารถเข้าถึงได้ทุกคนในทีมทันที ไม่จำเป็นต้องใช้หลายช่องทางในการติดต่อ
- การใช้ Dashboards เพื่อดูภาพรวม: การสร้าง Dashboards ช่วยให้ผู้จัดการทีมสามารถติดตามผลการทำงานของทีมขายได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้กราฟและแผนภาพเพื่อดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับยอดขายที่ทำได้, สถานะของโอกาสการขายที่เปิดอยู่, และตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น Conversion Rate หรือจำนวนลูกค้าที่ต้องติดตามเพิ่ม
- การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล: ฟีเจอร์ Permissions ช่วยให้ผู้จัดการสามารถควบคุมว่าใครในทีมสามารถเห็นหรือแก้ไขข้อมูลได้บ้าง เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็นสำหรับบางสมาชิก และทำให้ข้อมูลสำคัญไม่ถูกเปิดเผยเกินความจำเป็น
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ monday.com
- การจัดการงานและโปรเจคได้อย่างมีระเบียบ: ด้วยฟีเจอร์ Boards ที่สามารถสร้างกระดานเพื่อจัดระเบียบงานแต่ละโครงการหรือกิจกรรมในการขายได้อย่างชัดเจน ทุกคนในทีมสามารถติดตามสถานะงานและการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์
- การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ: ฟีเจอร์ Updates และ Mentions ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารและอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า, การขาย, หรือปัญหาต่างๆ ได้โดยตรงในระบบเดียวกัน ช่วยลดการสื่อสารที่สับสนและกระจายข้อมูลระหว่างหลายช่องทาง
- การปรับปรุงความโปร่งใส: ด้วยการใช้ Dashboards และ Reports ผู้จัดการและทีมสามารถเห็นภาพรวมของผลการทำงานของทั้งทีมได้อย่างชัดเจนและสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้ตลอดเวลา ซึ่งช่วยในการวางแผนและการตัดสินใจที่ดีขึ้น
- การติดตามเวลาและประสิทธิภาพ: ฟีเจอร์ Time Tracking ช่วยให้สามารถติดตามเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละส่วนของโปรเจคหรือการขาย ซึ่งทำให้การจัดการทรัพยากรและการประเมินผลการทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ: ฟีเจอร์ Automations ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน โดยการตั้งค่าอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตงานหรือการติดตามลูกค้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ
- ความยืดหยุ่นและการปรับแต่งตามความต้องการ: monday.com มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งกระดานและฟีเจอร์ให้เหมาะสมกับลักษณะงานของแต่ละทีม โดยไม่จำเป็นต้องใช้เทมเพลตแบบตายตัว เช่น ทีมขายสามารถปรับแต่งกระดานให้เหมาะสมกับกระบวนการขายของตัวเองได้
- การเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ: การ Integrations กับเครื่องมือที่ใช้ในชีวิตประจำวัน เช่น Google Drive, Slack, Zoom, และ Trello ช่วยให้การทำงานกับเครื่องมือที่ทีมใช้อยู่แล้วเป็นไปได้อย่างราบรื่นและสะดวกสบาย
- การจัดการสิทธิ์และความปลอดภัย: ฟีเจอร์ Permissions ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย และสามารถกำหนดว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขข้อมูลได้ ทำให้ข้อมูลสำคัญได้รับการปกป้องและสามารถควบคุมได้ดีขึ้น
- การทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา: monday.com รองรับการใช้งานบนอุปกรณ์มือถือ ทำให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามงานและสื่อสารกับทีมได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้การทำงานไม่ถูกจำกัดด้วยสถานที่หรือเวลา