การใช้ Automation เพื่อประหยัดเวลา ฟีเจอร์ Automation ช่วยให้ทีมขายประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการจัดการกับงานซ้ำ ๆ และกระบวนการที่ต้องทำเป็นประจำอย่างอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่ามากขึ้น เช่น การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและการปิดการขาย ตัวอย่างเช่น การติดตามลูกค้าอัตโนมัติที่เกิดขึ้นหลังจากการส่งข้อเสนอหรือการติดต่อลูกค้าครั้งแรก เมื่อมีระบบ Automation ทีมขายไม่จำเป็นต้องจดจำรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ การแจ้งเตือนจะถูกส่งให้ลูกค้าหรือทีมงานตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ ทำให้กระบวนการขายลื่นไหลขึ้น
Photo by Austin Distel on Unsplash
การใช้ Automation เพื่อประหยัดเวลา ยังช่วยจัดการกับการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ CRM โดยอัตโนมัติ เช่น การบันทึกข้อมูลการติดต่อ การอัปเดตสถานะของโอกาสการขาย หรือการส่งข้อมูลไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน ช่วยให้ทีมขายมีข้อมูลที่แม่นยำและสามารถติดตามความก้าวหน้าได้อย่างถูกต้อง รวมถึงการอัปเดตระบบทั้งหมดโดยไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูลเอง
อีกหนึ่งด้านที่ Automation มีบทบาทสำคัญคือการจัดการกับกระบวนการขายแบบเป็นขั้นตอน เช่น การยืนยันคำสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ หรือการส่งข้อมูลไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง เมื่อมีการตั้งค่า Automation กระบวนการเหล่านี้จะทำงานอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ลดการรอคอยและช่วยให้ทุกขั้นตอนเกิดขึ้นเร็วขึ้น นอกจากนั้นยังช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนในทีม ทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น และช่วยให้ทีมขายสามารถโฟกัสกับการหาลูกค้าใหม่และการสร้างยอดขายเพิ่มเติมได้
การใช้ Automation ไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมขายทำงานได้เร็วขึ้น แต่ยังลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความสม่ำเสมอในกระบวนการทำงาน ทำให้ทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างเป็นระบบและควบคุมได้ง่ายขึ้น ซึ่งส่งผลให้ทั้งประสิทธิภาพการทำงานของทีมขายและประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้นอย่างชัดเจน
การเพิ่มประสิทธิภาพทีมขายสามารถทำได้หลายวิธี โดยการใช้เครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม ช่วยให้ทีมขายสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ต่อไปนี้คือแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพทีมขาย:
1. ใช้เครื่องมือจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ
- การใช้เครื่องมือเช่น monday.com, Salesforce, หรือ HubSpot CRM ช่วยในการจัดระเบียบข้อมูลลูกค้า การติดตามโอกาสการขาย และการจัดการงานต่าง ๆ ในที่เดียว ทำให้ทีมขายสามารถมองเห็นสถานะการขายและจัดการเวลาได้ดีขึ้น
- ฟีเจอร์อย่าง แดชบอร์ด และ Automation ในแพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน
2. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้
- การตั้ง เป้าหมายที่ชัดเจน เช่น ยอดขายที่ต้องการในแต่ละเดือน, จำนวนการปิดการขาย หรือจำนวนโอกาสที่ต้องการสร้าง จะช่วยให้ทีมขายมีทิศทางที่ชัดเจน
- การใช้ KPI (Key Performance Indicators) เพื่อติดตามความคืบหน้า เช่น การปิดการขายต่อเดือน, ระยะเวลาที่ใช้ในการปิดการขาย หรืออัตราการเปลี่ยนแปลงของลูกค้า (conversion rate) ทำให้สามารถวัดผลและปรับกลยุทธ์ได้ทันที
3. ฝึกอบรมและพัฒนาทักษะอย่างต่อเนื่อง
- การฝึกอบรมทีมขายเกี่ยวกับ ทักษะการสื่อสาร, เทคนิคการเจรจาต่อรอง, และการใช้เครื่องมือใหม่ ๆ จะช่วยให้ทีมขายมีความเชี่ยวชาญมากขึ้น
- การอบรมเรื่อง ความเข้าใจในผลิตภัณฑ์ หรือ การวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับทีมขายในการนำเสนอสินค้าและบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. กระตุ้นและสร้างแรงจูงใจ
- การสร้าง ระบบรางวัล หรือ โปรแกรมแรงจูงใจ ที่มีความยุติธรรมและโปร่งใสจะช่วยกระตุ้นให้ทีมขายทำงานอย่างมีแรงบันดาลใจ ตัวอย่างเช่น การให้รางวัลเมื่อปิดการขายได้ตามเป้าหมาย หรือโปรแกรมการแข่งขันภายในทีม
- การสร้าง วัฒนธรรมการทำงานที่ดี โดยการสนับสนุนและยกย่องความสำเร็จของสมาชิกในทีมจะช่วยเสริมสร้างความร่วมมือและการทำงานเป็นทีม
5. วิเคราะห์และปรับกลยุทธ์การขายอย่างต่อเนื่อง
- การใช้ แดชบอร์ด และ รายงานผล เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลการขาย ช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าแนวทางหรือกลยุทธ์ไหนที่ทำงานได้ดี และกลยุทธ์ไหนที่ต้องปรับปรุง
- การปรับแผนการขายหรือกลยุทธ์ตามการเปลี่ยนแปลงของตลาดหรือลูกค้า ทำให้ทีมขายสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
6. สนับสนุนการทำงานร่วมกันในทีม
- การใช้เครื่องมือที่ช่วยให้การ ทำงานร่วมกัน เช่น การแชร์ข้อมูล, การตั้งเวลาการประชุม และการสื่อสารผ่านแอปพลิเคชันในทีมช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น
- การจัดตั้ง การประชุมทีม ประจำสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อทบทวนผลการทำงานและหารือเกี่ยวกับปัญหาหรือโอกาสที่พบ จะช่วยให้ทีมสามารถแชร์แนวคิดและเรียนรู้จากกันและกันได้
7. การบริหารเวลาและกำหนดลำดับความสำคัญ
- การให้ทีมขายเรียนรู้เทคนิคในการ บริหารเวลา และ จัดลำดับความสำคัญ ของงานจะช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่โอกาสการขายที่มีศักยภาพสูงสุด
- การใช้เครื่องมือจัดการงาน เช่น monday.com ช่วยให้สามารถติดตามงานและกำหนดลำดับความสำคัญของการขายได้
8. ใช้ข้อมูลและเทคโนโลยีในการตัดสินใจ
- การใช้ ข้อมูลการขาย และ ข้อมูลลูกค้า เพื่อปรับแต่งกลยุทธ์การขาย เช่น การรู้จักลักษณะการซื้อของลูกค้าแต่ละราย จะช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การใช้เทคโนโลยี เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือระบบการติดตามการขายสามารถช่วยให้ทีมขายทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการใช้ข้อมูลในการคาดการณ์การขายหรือการกำหนดกลยุทธ์
9. ให้การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร
- ผู้บริหารควรให้การ สนับสนุน และ คำแนะนำ กับทีมขายอย่างสม่ำเสมอ การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมขายและการให้ทรัพยากรที่จำเป็น เช่น การฝึกอบรมหรือเครื่องมือใหม่ ๆ จะช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้ดียิ่งขึ้น
10. ติดตามผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- การ ติดตามผลการขาย และการประเมินผลการทำงานเป็นประจำจะช่วยให้สามารถปรับปรุงกลยุทธ์และวิธีการทำงานของทีมขายให้ดียิ่งขึ้น
- การ ให้คำแนะนำ และ การติชม ที่เป็นประโยชน์ จะช่วยให้สมาชิกในทีมขายพัฒนาทักษะและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น
monday.com เป็นซอฟท์แวร์เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมขาย ให้มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสมากขึ้น ถ้าใครยังไม่มีแอคเคาท์สำหรับเข้าใช้งาน monday.com แบบใช้งานฟรี สามารถ กดสร้างบัญชีใหม่ได้ที่นี่เลย
การใช้ฟีเจอร์ Automation ใน monday.com สามารถช่วยทีมขายประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก นี่คือวิธีการใช้ Automation เพื่อสนับสนุนทีมขาย
1. การตั้งค่า Automation เบื้องต้น
- เลือก Automation ที่เหมาะสม monday.com มีฟีเจอร์ Automation ที่หลากหลาย เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ การตั้งเวลาการติดตามอัตโนมัติ
- กำหนดเงื่อนไข กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น “เมื่อสถานะการขายเปลี่ยนเป็น ‘ปิดการขาย’ ให้ส่งอีเมลถึงผู้จัดการ”
2. แจ้งเตือนและติดตาม
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปเมื่อถึงวันติดตามหรือเมื่อมีการอัปเดตในโอกาสการขาย
- การตั้งค่าการติดตาม สร้าง Automation เพื่อเตือนสมาชิกในทีมว่าต้องติดตามลูกค้าในวันหรือเวลาที่กำหนด
3. การจัดการงานและการมอบหมาย
- มอบหมายงานอัตโนมัติ ตั้งค่า Automation เพื่อมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่อโอกาสการขายเข้าสู่สถานะใหม่ เช่น มอบหมายงานให้ Sales Rep เมื่อมีการสร้างโอกาสใหม่
- การจัดการเวลากำหนด ใช้ Automation เพื่อกำหนดวันครบกำหนดและเตือนทีมให้จัดการกับงานที่ต้องทำให้เสร็จ
4. การสร้างรายงานและการวิเคราะห์
- สร้างรายงานอัตโนมัติ ใช้ Automation เพื่อส่งรายงานประจำวันหรือประจำสัปดาห์เกี่ยวกับสถานะการขายและผลการดำเนินงานให้กับทีม
- การอัปเดตข้อมูลเรียลไทม์ ตั้งค่าให้มีการอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในโอกาสการขาย
5. การประสานงานกับทีมอื่น
- การเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่น ๆ ใช้ Automation เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง monday.com กับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น CRM หรือเครื่องมือการสื่อสาร เช่น Slack
- การแจ้งเตือนทีมอื่น ตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนทีมการตลาดหรือบริการลูกค้าเมื่อมีการปิดการขาย
6. การปรับปรุงและตรวจสอบ
- การติดตามประสิทธิภาพ Automation ตรวจสอบและวิเคราะห์ผลลัพธ์ของ Automation ที่ตั้งไว้ เพื่อดูว่ามีความมีประสิทธิภาพหรือไม่ และปรับปรุงให้ดีขึ้น
- การปรับตั้งค่าตามความต้องการ ปรับตั้งค่า Automation ตามความต้องการและกระบวนการขายที่เปลี่ยนแปลงไป
ตัวอย่างไอเดียการใช้งาน Automation อื่นๆ สำหรับทีมขาย
- อัตโนมัติการส่งอีเมลตามขั้นตอน เมื่อดีลเข้าสู่ขั้นตอน “เสนอราคา” ให้ระบบส่งอีเมลเสนอราคาไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ
- สร้าง task ติดตาม เมื่อปิดการขายสำเร็จ ให้ระบบสร้าง task เพื่อติดตามการส่งสินค้าและติดต่อลูกค้าหลังการขาย
- เปลี่ยนสถานะอัตโนมัติ เมื่อถึงวันที่กำหนดติดต่อลูกค้าแต่ยังไม่มีการอัปเดต ให้ระบบเปลี่ยนสถานะของดีลเป็น “ต้องติดตาม”
- สร้างรายงานอัตโนมัติ ทุกสัปดาห์ ให้ระบบสร้างรายงานสรุปผลการขายส่งไปยังผู้บริหาร
สนใจเริ่มต้นใช้งาน monday.com ได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย ได้ที่นี่