เทคนิคการใช้งานฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในmonday.com

เทคนิคการใช้งานฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ monday.com ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานสามารถทำได้หลายวิธีผ่านฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกและประสิทธิภาพในการจัดการงาน ต่อไปนี้คือลิสต์ของเทคนิคและฟีเจอร์ที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

1. การใช้ Templates

Templates เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างระบบจากศูนย์ นี่คือวิธีการใช้ Templates ใน monday.com:

• เลือก Template ที่เหมาะสม:
  • เข้าไปที่หน้าหลักของ monday.com แล้วคลิกที่ “+ New Board” หรือ “Add Board” จากนั้นเลือก “Start With Template” เพื่อลองเลือกจากหลายๆ แบบที่มีให้เลือก เช่น การจัดการโครงการ, การติดตามงาน, หรือการจัดการทีม

• ปรับแต่ง Template
  • หลังจากเลือก Template ที่ต้องการแล้ว คุณสามารถปรับแต่ง Template ได้ตามความต้องการ โดยการเพิ่มหรือลบคอลัมน์, แก้ไขชื่อคอลัมน์, และกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูล
• บันทึก Template ของคุณเอง
  • หากคุณได้ปรับแต่ง Template ให้ตรงตามความต้องการของคุณแล้ว สามารถบันทึกการตั้งค่าเป็น Template ใหม่ โดยไปที่ “Save as Template” เพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ในโครงการอื่นๆ ได้

สามารถดู Template ที่ตนเองสร้างหรือสมาชิกในทีมสร้างจากเมนู + เลือก “Start With Template” และเลือกเมนู Created by …

2. การตั้งค่า Automations

Automations ช่วยในการทำงานอัตโนมัติและลดความซับซ้อนในการจัดการงาน โดยการตั้งค่า Automations คุณสามารถ

• สร้าง Automation ใหม่:
  • ไปที่บอร์ดที่ต้องการสร้าง Automation แล้วคลิกที่ “Automations” หรือ “Automate” จากนั้นเลือก “Create a Custom Automation” หรือเลือกจาก Template Automation ที่มีอยู่ ที่ด้านล่าง

หน้าสูตรกรณีต้องการสร้างเงื่อนไขเอง

• ตั้งค่า Trigger และ Action:
  • กำหนด Trigger เลือกทริกเกอร์จากรายการดร็อปดาวน์ ทริกเกอร์อาจเกี่ยวข้องกับ
    คอลัมน์จากบอร์ดของคุณ (เช่น สถานะ บุคคล วันที่ เป็นต้น) หรือการดำเนินการที่เกิดขึ้นบนบอร์ดของคุณ (เช่น สร้างรายการ ย้ายรายการไปยังกลุ่ม เป็นต้น)

ตัวอย่าง เมื่อสถานะเสร็จสิ้น

• กำหนด Action (สิ่งที่ Automation จะทำหลังจาก Trigger) คือ การกระทำ เช่น การส่งอีเมล, การเปลี่ยนสถานะของงาน, หรือการสร้างรายการใหม่ ,plate ที่มีอยู่แล้วเพื่อลดเวลาในการตั้งค่า เช่น การตั้งค่าอีเมลเตือนเมื่อใกล้กำหนดส่ง, การแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะของโปรเจกต์

ตัวอย่าง ให้ทำการแจ้งเตือนทีมของฉัน วลัยพร มีลูกแมวเหมียว โดยมีการแจ้งเตือนว่า It’s done

3. การรวมกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ

การรวม monday.com กับแอปพลิเคชันอื่น ๆ ช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพ ตัวอย่างบางแอปพลิเคชันที่สามารถรวมกับ Monday.com เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:

Google Workspace (Google Drive, Gmail, Google Calendar):

• Google Drive: การรวมกับ Google Drive ช่วยให้คุณสามารถแนบเอกสารจาก Drive เข้ากับงานใน Monday.com ได้อย่างง่ายดาย
• Gmail: เชื่อมโยงอีเมลของ Gmail กับ Monday.com เพื่อให้คุณสามารถสร้างงานหรืออัปเดตสถานะจากอีเมลได้
• Google Calendar: การรวมกับ Google Calendar ช่วยให้คุณสามารถดูและจัดการกิจกรรมและงานในปฏิทินของคุณได้จาก Monday.com

Microsoft 365 (OneDrive, Outlook, Teams):

• OneDrive: ใช้ OneDrive เพื่อจัดการและแนบเอกสารใน Monday.com
• Outlook: เชื่อมโยงอีเมลและปฏิทินของ Outlook กับ Monday.com เพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกัน
• Teams: การรวมกับ Microsoft Teams ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความและร่วมมือกับทีมของคุณโดยตรงจาก Monday.com Slack:
• การรวมกับ Slack ช่วยให้คุณสามารถรับการแจ้งเตือนและอัปเดตจาก Monday.com ในช่องทาง Slack ของคุณ

ตัวอย่างการผสานMoaday.com กับ Gmail

1.ให้ไปที่บอร์ดที่คุณต้องการสร้างการบูรณาการ และคลิกที่ปุ่ม “บูรณาการ”หรือปุ่ม Intergrate ที่อยู่ทางด้านขวาบนของบอร์ดของคุณ:

2.กดเลือกแอปพลิเคชั่นที่ต้องการ

3. เมื่อคลิกบนแบนเนอร์การรวม “Gmail” คุณจะพบสูตรที่ใช้ได้สำหรับการรวมนี้ ซึ่งสูตรสามารถเลือกได้ตามที่ต้องการ

4.เมื่อคลิกที่สูตรใดสูตรหนึ่ง คุณจะถูกขอให้เชื่อมต่อบัญชี monday.com ของคุณกับบัญชี Gmail ขั้นตอนต่อไป เลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับ monday.com

4. เทคนิคเพิ่มเติม

• การใช้ Widgets และ Dashboards
  • ใช้ Widgets และ Dashboards เพื่อสร้างภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะโครงการ, งานที่ค้างอยู่, และการวิเคราะห์ข้อมูล

• การสร้าง Views ที่หลากหลาย
  • สร้าง Views ต่าง ๆ โดยกดปุ่ม + ข้างๆคำว่า Main Table ซึ่งจะทำให้การดูข้อมูลหลากหลายแบบมากขึ้น เช่น Calendar View, Kanban View, และ Gantt Chart View เพื่อให้สามารถมองเห็นข้อมูลในรูปแบบที่ต่างกันและจัดการได้ง่ายขึ้น

• การกำหนดสิทธิ์และการเข้าถึง
  • กำหนดสิทธิ์และการเข้าถึงของสมาชิกในทีมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่สำคัญจะถูกดูแลอย่างปลอดภัยและไม่ถูกเข้าถึงโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต
  • เข้าไปที่บอร์ดที่ต้องการตั้งค่า > คลิกที่ “Share” หรือ “แชร์” บอร์ดที่มุมขวาบนเลือก “Invite Members” หรือ “เชิญสมาชิก” แล้วเลือกสิทธิ์การเข้าถึง ( Member, Viewer) สำหรับแต่ละบุคคล

สรุป

เทคนิคการใช้งานฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ monday.com อย่างมีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน เช่น การใช้ Automations และ Integrations ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น การใช้ Dashboards และ Views ช่วยให้สามารถติดตามสถานะของโปรเจกต์ได้อย่างรวดเร็ว การใช้งาน Time Tracking และ Dependencies ช่วยให้การจัดการเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การใช้ Subitems และ Templates ยังช่วยลดเวลาในการตั้งค่าการทำงานใหม่ ๆ ได้อีกด้วย