Monday.com เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการโครงการ (project management) และ”การทำงานร่วมกัน” (collaboration) ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในช่วงที่การทำงานแบบ Remote หรือทำงานจากระยะไกล (remote work) กลายเป็นที่นิยมขึ้น ด้วยฟีเจอร์ และคุณสมบัติหลายอย่างที่ตอบโจทย์การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมที่ไม่ได้อยู่ในที่เดียวกัน ดังนี้
1. การจัดการงานและโปรเจกต์อย่างมีประสิทธิภาพ
- Board และ Workflow ที่ปรับแต่งได้: Monday.com ให้ผู้ใช้สามารถสร้าง board ที่ออกแบบเฉพาะสำหรับโปรเจกต์ต่างๆ และ workflow ที่ช่วยให้การจัดการงานเป็นไปอย่างราบรื่น โดยสามารถกำหนดระยะเวลา, แบ่งงาน, กำหนดคนรับผิดชอบ, และติดตามความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น
- การกำหนดสถานะของงาน: ผู้ใช้สามารถระบุสถานะของงาน เช่น “To Do”, “In Progress”, “Done” หรือกำหนดสถานะอื่นๆ ได้ตามต้องการ ช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจสถานะปัจจุบันของงานได้ทันที
2. การสื่อสารและการทำงานร่วมกันในเวลาเดียวกัน
- ความคิดเห็นในงานเดียวกัน (Comments): สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มความคิดเห็นในแต่ละงานหรือแต่ละรายการบน board ได้ ซึ่งเป็นการสร้างพื้นที่ให้ทีมสามารถพูดคุย และแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ
- การแจ้งเตือนแบบ Real-time: เมื่อมีการอัพเดทหรือการเปลี่ยนแปลงในงานหรือโปรเจกต์ เช่น การมอบหมายงานใหม่ หรือการแก้ไขสถานะ, ระบบจะส่ง notification ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทันที เพื่อให้สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว
- การแชร์ไฟล์และเอกสาร: สมาชิกในทีมสามารถแนบไฟล์เอกสาร ภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ลงในแต่ละงานได้ ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันสะดวกมากขึ้นโดยไม่ต้องสลับไปใช้แอปอื่นๆ
3. การติดตามความคืบหน้าและการรายงาน
- แดชบอร์ด (Dashboards): Monday.com มีการแสดงผลข้อมูลในรูปแบบแดชบอร์ดที่ช่วยให้ผู้จัดการหรือสมาชิกในทีมสามารถติดตามสถานะงานโดยรวมได้ในมุมมองเดียว รวมทั้งสามารถดึงข้อมูลจากหลายๆ board มารวมกันได้อย่างง่ายดาย
- การรายงานอัตโนมัติ: ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการรายงานอัตโนมัติ เช่น สรุปสถานะของงานทั้งหมดหรือการติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ในแต่ละช่วงเวลา ส่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านอีเมลหรือการแจ้งเตือน
4. การเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่นๆ
- Integration: Monday.com รองรับการเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้ในองค์กร เช่น Google Drive, Slack, Trello, Zoom, Microsoft Teams และอื่นๆ ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้สะดวก โดยไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้แอปอื่นๆ
- Automations: Monday.com ยังรองรับการตั้งค่ากระบวนการอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายงานอัตโนมัติเมื่อสถานะงานเปลี่ยน หรือการแจ้งเตือนเมื่อมีการกำหนดวันที่เสร็จสิ้นใกล้เข้ามา ช่วยให้การจัดการ และการทำงานราบรื่นขึ้น
5. การทำงานแบบยืดหยุ่น
- การปรับแต่งได้ตามต้องการ: Monday.com มีความยืดหยุ่นสูงในการปรับแต่งตามความต้องการของทีม ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดฟิลด์เพิ่มเติมในงาน, การตั้งค่าการจัดการงานในลักษณะต่างๆ หรือการเลือกการแสดงผลที่เหมาะสมกับลักษณะการทำงานของทีม
- การทำงานผ่านอุปกรณ์หลายชนิด: ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์, แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึง Monday.com ได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้การทำงานแบบ Remote ไม่มีอุปสรรค
6. ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ
- ระบบความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง: Monday.com ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูล โดยมีการเข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะใช้งาน และในขณะที่เก็บข้อมูล (data encryption) รวมถึงการใช้ระบบการตรวจสอบสิทธิ์ (authentication) ในการเข้าถึงข้อมูล
- การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง: ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละคนได้ เช่น ใครสามารถดูหรือแก้ไขข้อมูลใน board หรือโปรเจกต์ต่างๆ ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้
7. การติดตามเวลาและการจัดการทรัพยากร
- การติดตามเวลา (Time Tracking): Monday.com มีฟีเจอร์การติดตามเวลาในการทำงาน ซึ่งสามารถใช้เพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงานหรือโปรเจกต์ได้ ทำให้ทีมสามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงาน และการใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้น
- การจัดการทรัพยากร: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้การมอบหมายงานเป็นไปอย่างเหมาะสม โดยสามารถดูได้ว่าใครมีงานมากหรือน้อยเกินไป และสามารถปรับการมอบหมายงานให้เหมาะสมได้
ข้อควรระวังในการใช้ Monday.com
- ความซับซ้อนในการตั้งค่า: การปรับแต่ง board หรือ workflow อาจทำให้เกิดความสับสนหากไม่มีการตั้งค่าอย่างชัดเจน
- การแจ้งเตือนมากเกินไป: อาจทำให้สมาชิกทีมรู้สึกยุ่งเหยิงจากการแจ้งเตือนที่มากเกินไป หากไม่ได้ตั้งค่าอย่างเหมาะสม
- ค่าใช้จ่าย: แผนการใช้งานขั้นสูงมีค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าที่คาดการณ์ไว้
- การฝึกใช้: ผู้ใช้งานใหม่อาจต้องใช้เวลาศึกษาฟีเจอร์ต่างๆ และการตั้งค่าก่อนที่จะใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ
- ความปลอดภัย: การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลต้องตั้งค่าให้ดีเพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหล
- การผสานงานกับเครื่องมืออื่น: อาจมีความยุ่งยากในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกหรือเครื่องมือที่ใช้อยู่
สรุป
Monday.com เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับ”การทำงานร่วมกัน“ของทีมแบบ Remote เพราะมีฟีเจอร์ที่รองรับการจัดการโปรเจกต์อย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่รวดเร็ว การติดตามงาน และการรายงานที่ง่าย รวมถึงการทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ และการปรับแต่งที่เหมาะสมกับทีม และองค์กรต่างๆ ทั้งยังมีการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ดี จึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกสบาย
